A relevância de elementos para definição de uma política de indexação documental e como eles se apresentam na prática de bibliotecários do sistema de bibliotecas da UFRGS

Abstract

A atividade de indexação é um processo que requer padronização, para a garantia da qualidade desse serviço. A carência de literatura na área de políticas de representação e organização do conhecimento, aliada à ausência de políticas de indexação em grande parte dos sistemas de bibliotecas gerou esta investigação, que tratou de comparar a bibliografia existente com a prática dos profissionais indexadores do Sistema de Bibliotecas da UFRGS (SBU). Esta pesquisa é quali-quantitativa, e os dados foram coletados por um questionário estruturado com questões fechadas e algumas abertas. Para a análise dos dados foi utilizada uma ferramenta da Web 2.0, o software “Encuesta Fácil”. A política de representação do conhecimento permite padronizar essa atividade de representação, aumentando as possibilidades de aperfeiçoamento dos sistemas de indexação e recuperação de documentos, desde que observados todos os elementos essenciais contidos nos seguintes tópicos: cobertura de assuntos, processo de indexação, estratégias de busca, tempo de resposta, formato de saída e avaliação do sistema. Esta investigação buscou analisar os principais elementos dentro de cada um desses tópicos, a fim de oferecer ao bibliotecário indexador um ponto de partida para o estabelecimento de uma política de indexação, a partir da literatura e prática observadas. O trabalho aqui apresentado permite inferir algumas conclusões a respeito de algumas preferências na prática de indexação do Sistema de Bibliotecas da UFRGS, como: grau de especificidade e de exaustividade, linguagem documentária utilizada, indexação pré ou pós-coordenada, entre outros tópicos.

The activity of indexing is a process that requires standardization to guarantee the quality of this service. The lack of literature on representation policies of knowledge organization, and the lack of indexing policies in most library systems has generated such research, which sought to compare the existing literature with the practice of professional indexers of the Sistema de Bibliotecas da UFRGS (SBU). This research is qualitative and quantitative, and the data were collected by a structured questionnaire with closed and some open questions. For the analysis of data was used a tool of Web 2.0, the software "Encuesta Facil”. The policy of knowledge representation standardize the activity of this representation, increasing the potential for improvement of systems for indexing and retrieval, since all the essential aspects were observed on the following topics: coverage of issues, indexing process, search strategies, response time, output format and evaluation of the system. This study aimed to analyze the main elements within each of these topics in order to give to the indexer librarian a start point for establishing a policy of indexing, from the literature and observed practice. The work presented here allows us to infer some conclusions about some preferences in the practice of indexing in the Sistema de Bibiliotecas da UFRGS, such as: degree of completeness and specificity, documentary language used, indexing pre or post-coordinate, among other topics.