Benefícios e dificuldades na implantação do SEI por uma Equipe de Gestão Documental : o caso do DMAE

Abstract

O presente trabalho objetiva explicitar a relevância de se considerar a Gestão Documental na implementação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI), que vem sendo adotado por inúmeros órgãos governamentais, através da experiência de implantação da ferramenta no Departamento Municipal de Água e Esgotos de Porto Alegre. De natureza qualitativa, com finalidade exploratório descritiva, utilizou-se da pesquisa bibliográfica para apresentação dos conceitos na revisão de literatura e da observação não estruturada e pesquisa documental para discorrer sobre como se deu a implantação do SEI no DMAE, abordando a participação da Equipe de Gestão Documental, em especial a do arquivista, neste processo. Após destacar as dificuldades e os benefícios relacionados com a adoção desta tecnologia se conclui que a atuação da equipe foi fundamental para a conclusão do processo de transição do processo físico ao eletrônico, principalmente, pelo desempenho do arquivista, na etapa de parametrização do sistema e migração de dados de sistema anterior, evitando assim prejuízos decorrentes de possível perda de informação.

The present work aims to make explicit the relevance for considering Documental Management in the implementation of the Electronic Information System (EIS), which has been adopted by various governmental institutions, through the experience of the tool’s implantation in Department of Water and Sewerage of Porto Alegre. Of qualitative nature with descriptive exploratory purpose, it was used the bibliographical research for presentation of the concepts in literature review and unstructured observation and documentary research to discuss how the EIS was implemented in MDWS, addressing the participation of the Document Management Team, especially the archivist, in this process. After highlighting the difficulties and benefits related to the adoption of this technology, it was concluded that the team's performance was fundamental to the conclusion of the process of transition from the physical process to the electronic, mainly due to the performance of the archivist, in the parameterization phase of the system and migration of data from the previous system, thus avoiding damages due to possible loss of information.