Sistema de custos : uma aplicação na Universidade Federal de Santa Catarina

Abstract

Como organizações, as instituições sempre tiveram a preocupação em manter uma forma organizacional condizente com os princípios da administração geral. O seu crescimento ,ocorrido nos últimos 15 anos, caracterizou-se como sendo um desa- , fio princípios adotados pelas instituições, tendo em vista a sua maior interação com o meio em que estão inseridas, fator este, gerado por exigência do própni.o comportamento da sociedade como um todo. No Brasil, as Instituições de Ensino Superior (IES) ,especificamente, vêm experimentando mudanças de comportamento com mais freqüência, dada a sua amplitude de atuação. Como forma de manter suas atividades atuantes, de modo a atender a demandas diversas, tem surgido estudos considerados prioritários, visando o tratamento de informações que se fazem necessárias, nas mais diversas áreas. Tais estudos costumanmostrar, na maioria das vezes, quão escassa é a disponibilidade de recursos para o custeio de instrumentos informativos que permitam redimensionar as decisões em diferentes momentos presentes à estrutura das IES. E também mostram que .as informações relativas a custos, embora não escassas, têm recebido tratamento inadequado. A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), em condições semelhantes às demais IES, no que diz respeito a níveis de informações, dispas-se a estruturar um sistema que viesse fornecer subsídios para auxiliar seus administradores na tomada de decisões. Dentre tantos sistemas já desenvolvidos na UFSC, estruturamos o Sistema de Custos que acabou por ser o ponto convergente na busca de informações do nível desejado dentro desta área. Neste sistema, os dados de naturezas diversas são devidamente tratados de forma a permitir que se obtenham resultados quantitativos que facilitem a análise e conclusões operacionais. Para isto, desenvolvemos um modelo que, utilizando-se dos princípios matriciais de alocação, implementou, via computação, diversos sistemas, num tratamento por processo que possibilitou conhecer os custos das unidades administrativas e acadêmicas, bem como suas variáveis. Com a sua aplicação na UFSC, foi possível demonstrar sua viabilidade prática, bem como pontos a serem aprimorados no próprio modelo, questão esta ligada ao tempo de execução. Além disto, destacamos sugestões para estudos a serem desenvolvidos nesta área.

As organizations, institutions have always been concerned with maintaining an organizational structure in accordance with the principies of administrative theory. The experiences of the growth of organizations in the last fifteen years has begin to callenge the validity of these principies, primarily because of the ever increasing dependence of organizations on external conditions and especially the steady process of change in society. In Brazil, the Higher Education linstitutions (HEI's), in particular, are undergoing a process of internal modification in an attempt to adjust to a wide expansion in their field of activity. In order to maintain their activities in the face of an ever-increasing demand, certain priorities had to be established regarding the use of information, the volume of which is expanding in most areas. Several studies have tried to show that the resources available for the processing of information are insufficient for any extension of the decision making structure, especially in view of the myrial organizational changes undexway in HErs. For example, information regarding cost control, although not infrequent, is generally inadequately presented. The Federal University of Santa Catarina (UFSC), where the prevailing conditions are similar to those of most other HEI's, is trying to implement a system which would be able to assist its decision makers in the field of management and administration. Among the several systems already developed at the UFSC, a Costing System which can collect ali the necessary and desired information was worked out successfully. In this system, different data from many sources are manipulated for the purpose of ontaining quantitative results which lead to operational conclusions. The model is based on a matrix of allocations which supplies an instrument for computation of the academic and administrative costs of the University. By applying this model to the UFSC, its practical viability is shown. The aspects of the model which with need further improvement are pointed out. Furthermore, additional investigations in this field are suggested.