Fatores críticos de sucesso para a implementação de uma metodologia formal de projetos de sistemas : o estudo de caso da DIMED S/A

Abstract

A escolha da Tecnologia da Informação (TI) certa, e a cuidadosa implementação dos projetos de TI, podem significar o sucesso ou fracasso das organizações, no ambiente conturbado em que as mesmas estão inseridas atualmente. Este trabalho, de caráter exploratório, objetivou identificar os Fatores Críticos de Sucesso para a implementação de uma metodologia formal de projetos de sistemas, na Dimed S/A. Além disso, procurou identificar se os respondentes identificam valor estratégico nesta implementação – considerando as dificuldades existentes em obter retornos satisfatórios com a TI – e também os motivos que levaram a organização a adotar esta metodologia. A análise realizada teve uma parte quantitativa – através de pesquisa survey – e outra parte qualitativa – identificação de categorias através de Análise de Conteúdo. Os Fatores Críticos de Sucesso identificados, em ordem de importância foram o apoio da alta administração (que considera em função de prazos, recursos e urgência se a utilização do método formal está adequado e também tem papel fundamental nas mudanças organizacionais), possibilitar mudanças nos processos de negócio (já que as mesmas são constantes e muito rápidas), gerente de projeto com habilidades necessárias (deve aliar conhecimento a capacidades como liderança, boa comunicação e bom relacionamento), usuários capazes e envolvidos (pois os mesmos conhecem o negócio, e são os principais afetados pelas mudanças nos processos). Além destes fatores destacados, são importantes o planejamento detalhado do projeto e ter missões claras e definidas. O valor estratégico da implementação da metodologia está ligado principalmente ao prazo dos projetos e qualidade dos produtos, à economia direta e à estratégia de negócio, devido à possibilidade de filtrar projetos com pobre relação de custo-benefício, prever melhor os prazos, e diminuir o retrabalho. Os motivos que levaram à adoção da metodologia foram a necessidade de reduzir a ineficiência da área de TI e os altos custos relacionados ao desenvolvimento de software. Finalmente, alguns destes elementos foram ilustrados na análise de um caso prático.

The choice of the right Information Technology (IT), and the careful implementation of IT projects, might lead to the success or failure of organizations, taking in account the instability that surrounds the organizational environment. This work, of exploratory nature, aims to identify Critical Success Factors for the implementation of a formal methodology for system projects, in Dimed S/A. It aims also at identifying if respondents at Dimed find strategic value in this implementation – considering the difficulties of obtaining return in IT investments – and the motives that led to the adoption of the methodology. The analisys carried out had a quantitative approach – a survey research – and a qualitative approach – categorization and Content Analisys. The Critical Success Factors identified, in order of importance, where high administration support (which considers if resources and urgency are adequate to the use of the formal method and has a fundamental role in organizational change), enabling changes in business processes (these changes seem to be constant and fast), properly skilled project manager (besides knowledge, this person must have adequate communication, leadership and relational skills), capable and involved users (users know the business rules, and the changes affect them). In addition to these factors, the detailed project planning and clearly defined missions are also important. The strategic value of the implementation is mainly related to the schedule and quality of projects, cost reduction and business strategy, through filtering projects with poor cost-benefit relation, better prediction of project schedules and decrease of rework. The motives that led to the adoption of the methodology where the need to reduce IT inefficiency and the high costs related to the processes of systems development. Finally, some of these elements were illustrated in the analisys of a practical case.