As certidões eletrônicas: uma análise diplomática contemporânea

Abstract

O tema deste trabalho é a emissão das Certidões Negativas de Débitos via internet pelas prefeituras de algumas das cidades da região sul do Brasil. Este serviço disponibilizado pelas prefeituras visa facilitar o acesso e o uso destas certidões. No entanto, por ser um tipo de serviço ainda muito novo, nos incitou a levantar certas questões. Este serviço está sendo bem feito? O cidadão está sendo beneficiado? A ciência Arquivística e a Diplomática estão sendo observadas? Destas perguntas nasce este trabalho com o objetivo principal de analisar diplomaticamente estas certidões. Primeiramente buscamos o apoio teórico necessário para este estudo nas obras de conceituados estudiosos das áreas afins ao problema, isto é, Arquivologia, Diplomática. A seguir montamos uma estratégia para atacar o problema através da definição da metodologia a ser usada o universo de pesquisa e a amostragem. Descrevemos nosso instrumento de coleta de dados que consistiu num formulário em forma de tabela para testar os elementos diplomáticos mínimos constituintes de uma certidão. Após a coleta dos dados passamos à discussão destes resultados onde foram analisadas as situações observadas. Nesta etapa do trabalho dividimos as considerações conforme as características diplomáticas das certidões, ou seja, Completude, Integridade, Identidade, Confiabilidade e Autenticidade. Tentamos observar também se o usuário é bem orientado neste processo. Finalmente nas considerações finais concluímos que o serviço disponibilizado pelas prefeituras estudadas deixa muito a desejar baseando-nos nas leis da Diplomática e da Arquivologia. Foi observada certa falta de critérios e de uma sustentação científica. Alguns equívocos foram cometidos pelos sistemas responsáveis pelo serviço. Nenhuma certidão pode ser considerada completa (Completude), conforme as leis da Diplomática. O processo de Autenticação foi considerado o mais problemático na pesquisa. A observação de como é realizado estes processos, lamentavelmente, nos leva a conjecturar de que as certidões podem ser consideradas com sua veracidade comprometida e podem até mesmo ser contestadas juridicamente. Segundo nossos estudos e considerações recomendamos que tais instituições devam implementar em seus sistemas um SIGAD, pois somente com o controle do ciclo de vida dos documentos seguindo os princípios da gestão Arquivística será possível garantir a autenticidade de tais certidões.

El tema de este trabajo es la emisión de Certificados de Débitos Negativos a través de Internet por las prefecturas de algunas ciudades del sur de Brasil. Este servicio proporcionado por los gobiernos municipales se ha diseñado para facilitar el acceso y el uso de estos certificados. Sinembargo, al ser un tipo de servicio sigue siendo muy joven, se nos instó a plantear ciertas cuestiones . Este servicio se está haciendo bien? Se está recibiendo el ciudadano? Se cumplen la Archivística y la Diplomática? Estas preguntas nace este trabajo com el objetivo principal de analizar diplomáticamente estos certificados. Primero buscamos el soporte teórico necesario para este estúdio em las obras de reconocidos académicos de relación com las áreas problemáticas , es decir , Archivística, Diplomática. Entonces establecimos una estrategia para abordar el problema mediante la definición del universo de la metodología de la encuesta y muestreo que se utilizará. Describimos nuestro instrumento de recolección de datos que consiste em um formulario en una tabla para probar los elementos constitutivos diplomáticos mínimos de un certificado. Después de recoger los datos que empezamos la discusión de estos resultados se analizaron situaciones donde se indique. Em la etapa actual dividimos las consideraciones como las características de diplomáticos de certificados, es decir , lo completo, la integridad, identidad , autenticidad y fiabilidad. También tratamos de ver si el usuário es guiado bienen este proceso. Finalmente las observaciones finales se concluye que el servicio prestado por los municípios estudiados deja mucho que desearen base a las leyes de la Diplomática y Archivística. Se observo cierta falta de criterios y apoyo científico. Algunos errores fueron cometidos por los sistemas encargados del servicio. Ningún certificado puede considerarse completa ( lo completo ), de acuerdo com las leyes de la Diplomática. El proceso de autenticación se considero el más problemático em la investigación. La observación de cómo se llevan a cabo estos procesos, por desgracia, nos lleva a conjeturar que los certificados se puede considerar que se vea comprometida la precisión e incluso pueden ser impugnadas legalmente. De acuerdo com nuestros estudios y consideracion es recomiendan que tales instituciones deben prever em sus sistemas de uno SIGAD, porque solo com el control del ciclo de vida de los documentos siguientes los principios de gestión de archivado garantizará la autenticidad de dichos certificados.